Трудовая книжка – документ, который необходим каждому гражданину, работающему официально. Исходя из записей в трудовой книжке, определяется размер начисляемой пенсии, поэтому в данный момент трудовые книжки, несмотря на слухи об их устранении из списка необходимых документов, до сих пор очень важны – их наличие необходимо. Где в организации хранятся бланки трудовых книжек, каковы правила ее хранения и ведения – это должны знать кадровики.

Что нужно знать о трудовой книжке?

Каковы правила ведения трудовых книжек?

Учитывая, что трудовая является очень важным документом для любого сотрудника, никаких, даже малейших, ошибок быть в ней не должно. Поэтому правила ведения трудовой должен знать каждый работодатель, а также сотрудник кадрового отдела, занимающийся оформлением книжек. Даже небольшая ошибка в будущем может создать человеку большую проблему с документами.

Ведение трудовой книжки

Работник, устраиваясь на работу впервые, не имеет трудовой книжки. После пяти дней работы – не позднее недели – работодатель обязан сделать своему новому сотруднику трудовую книжку (ее стоимость, которая составляет от 250 до 300 р., будет вычтена из первой зарплаты работника). В трудовую книжку вносят следующие сведения о работнике.

• ФИО и дата рождения (выписывается из паспорта или свидетельства о рождении)}
• образование (при наличии соответствующего документа об образовании).

В трудовую книжку запрещено вносить сокращенные записи. Обязательно вносятся поощрения, но не записываются выговоры, если ошибка не стала причиной увольнения. Записи о премиях, которые выплачиваются регулярно, в трудовую книжку не вносят, поэтому по ней нельзя судить о доходах сотрудника, в связи с чем многие депутаты считают трудовую книжку документом, бесполезным при начислении пенсии.

В каких случаях в трудовую книжку вшивается вкладыш?

Если страницы одного из разделов трудовой книжки заполнены все до единой, в нее вшивают вкладыш, который работодатель оформляет и ведет так же, как и трудовую книжку. При добавлении каждого вкладыша в документе ставится печать, подтверждающая наличие вкладыша. Вкладыш, представленный отдельно от трудовой, недействителен.

Трудовые книжки хранятся либо непосредственно у работодателя, либо в отделе кадров. На руки владельцу их отдают лишь в случае увольнения. Когда сотрудник хочет устроиться на дополнительную работу, начальник которой требует трудовую книжку, он имеет возможность написать заявление. Согласно этому заявлению, работодатель должен выдать копию трудовой книжки на руки ее владельцу. Не выдавать копию трудовой работодатель права не имеет.

Где должна храниться трудовая книжка

Чтобы вести учет трудовых книжек и их бланков, в организации хранятся следующие книги:

1. Приходно-расходная книга для учета бланков и вкладышей трудовых книжек.
2. Книга для учета движения трудовых книжек и их вкладышей.

В приходно-расходную книгу для учета бланков и вкладышей трудовых книжек записываются операции, связанные с получением и использованием бланков трудовых организацией. Обязательно указывается номер и серия каждого бланка. Записи ведутся бухгалтерией.

Книга для учета движения трудовых и их вкладышей ведется либо кадровой службой, либо другим структурным подразделением, в обязанности которого входит оформление трудовых книжек и их выдача при увольнении. Здесь регистрируются все оформленные трудовые книжки и трудовые, принятые от работников, недавно поступивших на работу.

Ответственность, предусмотренная за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственность за оформление, ведение, хранение, учет и выдачу полностью ложится на работодателя, у которого и находится трудовая книжка в течение всего того времени, пока сотрудник продолжает работать в его организации. Как вариант, руководитель может назначить специально уполномоченное им лицо для оформления, ведения, хранения, учета и выдачи трудовой.

За нарушение правил учета, хранения, выдачи, ведения и оформления трудовой книжки предусмотрена ответственность, установленная законодательством России.

Бланки трудовых

Бланки трудовых книжек – это бланки строгой отчетности, но в наше время во многих городах их можно купить в любом книжном магазине.

Физическое лицо, устраивающееся на работу впервые, не должно покупать бланк самостоятельно – он обязательно должен быть в наличии в отделе кадров (или непосредственно у самого работодателя). Сотрудник отдела кадров, который является ответственным за оформление, хранение и учет трудовых книжек, обязан иметь при себе определенное количество чистых бланков и вкладышей.

Оформив трудовую книжку при помощи документа, удостоверяющего личность, сотрудник отдела кадров хранит ее как документ строгой отчетности, лучше – в несгораемом сейфе.

Трудовая книжка и увольнение

При увольнении работника все записи, сделанные на данном месте работы, должны быть заверены подписью руководителя или сотрудника, ответственного за трудовые книжки, печатью организации и подписью самого владельца трудовой.

В день увольнения работодатель должен выдать сотруднику заверенную трудовую книжку на руки. Эта трудовая книжка будет передана уволенным (или уволившимся) сотрудником в руки другого работодателя на следующем месте работы.

Если в день увольнения передать документ работнику невозможно в связи с его отказом от получения на руки трудовой или отсутствием, работодатель должен направить бывшему сотруднику уведомление, чтобы тот явился за трудовой книжкой или дал свое согласие на пересылку ее по почте. Работодатель не имеет права без согласия владельца книжки отправлять ее по почте.

Вопрос об отмене трудовых книжек был поднят еще в 2006 году, и с тех пор полемика продолжается. Замминистра здравоохранения и соцразвития РФ Александр Сафонов, например, считает, что трудовая книжка должна быть отменена и заменена трудовым договором, так как именно трудовой договор является самым эффективным методом защиты прав работника. Однако трудовая книжка все еще остается обязательным документом для предъявления при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

Из этого правила есть два исключения:

— когда трудовой договор заключается впервые, трудовую книжку оформляет работодатель;

— когда сотрудник поступает на работу на условиях совместительства, его трудовая книжка находится по основному месту работы.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника.

Заводим и учитываем трудовые книжки правильно

Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Исключение составляют только работодатели — физические лица, которые не являются индивидуальными предпринимателями — они не вправе вести трудовые книжки на своих работников. Поэтому у работодателя должно быть в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

При выдаче трудовой книжки или вкладыша в нее работнику работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на приобретение документов.

Работодатель оплачивает бланк и/или трудовую книжку сотрудника:

— в случае массовой утраты трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки) (п. 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек);

— в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника.

Несмотря на то что порядок оформления трудовых книжек и вкладышей в них без взимания платы с сотрудников Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 не предусмотрен, его можно практиковать, если создать такую возможность правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Учет и хранение трудовых книжек

Ответственность перед государством и работником за надлежащую организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя*(6). В свою очередь, ответственность перед работодателем за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное должностное лицо.

Работодатель издает приказ (распоряжение) о назначении такого лица. Как правило, это сотрудник кадровой службы организации.

Приведем пример приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками.

МОУ «Средняя общеобразовательная школа N 34»

Приказ

О назначении ответственного за ведение и хранение трудовых книжек

В целях совершенствования организации документационного обеспечения кадровой деятельности организации, обеспечения надлежащего порядка при работе с трудовыми книжками работников в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек

Приказываю:

Назначить ответственным за работу с трудовыми книжками работников начальника отдела кадров О.А. Слепневу и возложить на нее организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек.

Утвердить должностную инструкцию начальника отдела кадров от 08.08.2011.

Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Приложение: должностная инструкция начальника отдела кадров на двух листах.

Перед тем как приступить к работе с трудовыми книжками, лицу, ответственному за их ведение, необходимо:

— принять по соответствующему акту трудовые книжки работников, имеющиеся в наличии в кадровой службе;

— проверить наличие и правильность ведения книги учета и движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее — книга учета);

— проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников;

— проверить наличие в организации необходимого запаса бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Документы учета и регистрации трудовых книжек

Пункт 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек вменяет работодателю ведение книги учета. Ее отсутствие может стать для работодателя проблемой не только при проверке, проводимой государственной инспекцией труда, но и в случае обращения одного из работников в суд.

Книга учета должна вестись кадровой службой или другим подразделением организации, которое отвечает за прием и увольнение сотрудников.

В книгу учета вносятся сведения:

— о трудовых книжках, переданных в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу;

— о книжках, которые впервые оформленные работникам в данной организации;

— о вкладышах в трудовые книжки, выданных работникам в период работы в данной организации.

При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка, то есть вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится.

В книге учета обязательно должны быть указаны серия и номер трудовой книжки и вкладышей в нее, должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш, номер и дата приказа или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника на работу. Также при увольнении работника в книге учета должна стоять его подпись о получении трудовой книжки на руки и дата.

Если ранее книга учета в организации не велась, не рекомендуем заводить ее задним числом. Руководитель организации должен подписать докладную записку об отсутствии книги и завести документ начиная с даты обнаружения ее отсутствия в соответствии с требованиями п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Книга учета имеет еще одну особенность, отличающую ее большинства учетных форм, — она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц. Из-за этого вопрос о замене одной формы книги учета на другую решается иначе. Книгу учета, не соответствующую установленной форме, необходимо закрыть, пояснив причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. При этом данная книга должна храниться в организации на протяжении 75 лет, так как она содержит информацию не только о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.

Бухгалтерия организации должна вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (далее — книга бланков и вкладышей), куда ответственное лицо должно вносить сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с обязательным указанием серии и номера каждого бланка.

Формы указанных книг утверждены Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек книга учета, а также книга бланков и вкладышей должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью или опломбированы. Заверение необходимо для исключения фальсификаций в записях, однако применение сургучной печати или пломб вызывает определенные трудности и неудобства при ведении книг. Законодательство не требует ставить на пломбе или сургучной печати оттиск реквизитов организации. Поэтому можно купить сургуч и самостоятельно скрепить прошитую книгу или же обратиться в любое почтовое отделение и за определенную плату скрепить сургучом прошитую книгу. Хотя практика работы кадровых служб показывает, что для заверения учетных форм и в кадровых службах, и в бухгалтериях используют оттиск мастичной печати организации, что представляется вполне оправданным.

Обратите внимание, что в книге учета должны быть зарегистрированы лишь те заполненные бланки книжек, которые перед этим были внесены в книгу бланков и вкладышей в бухгалтерии организации. Это легко может быть проверено при сравнении серий и номеров бланков, значащихся в обеих книгах. За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях — иную ответственность.

Оформление трудовой книжки впервые

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. Бланк трудовой книжки должен быть получен работником кадровой службы из бухгалтерии организации в установленном порядке.

До сих пор, несмотря на утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.03 N 117н Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, встречаются случаи, когда работник сам приносит в кадровую службу бланк трудовой книжки и просит его оформить.

Поэтому хотелось бы еще раз напомнить, что приобретение бланка трудовой книжки самим работником данным порядком не предусмотрено и является его прямым нарушением. Работники кадровых служб не должны принимать к оформлению бланки трудовых книжек, приобретенные гражданами.

Следует обратить внимание на то, что при первичном оформлении трудовой книжки должен присутствовать сам работник. При первичном оформлении книжки в нее вносятся сведения о работнике.

Согласно п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 2 Инструкции по заполнению трудовых книжек сведения о работнике указываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о работнике:

1) ФИО, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);

2) образование, профессия, специальность. Запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.).

Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Профессия и (или) специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Какие документы являются надлежаще заверенными или надлежаще оформленными, в Инструкции по заполнению трудовых книжек не поясняется, поэтому нужно применять общие правила. Обычно данные берутся из оригиналов документов. Если оригиналы утеряны, можно использовать дубликаты или копии. Дубликаты выдаются, как правило, теми же органами (учреждениями, организациями), которые имеют право выдавать оригиналы документов. Копии могут быть заверены нотариусом или иным лицом в соответствии с Основами законодательства о нотариате от 11.02.1993 N 4462-I.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать организации (или отдела кадров), где впервые заполнялась трудовая книжка.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может вестись и на государственном языке этой республики.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 26 марта 2012 года, в трудовой книжке делается запись: «26.03.2012».

Записи производятся аккуратно перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Записи производятся без сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.п. Все записи в трудовой книжке имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) .

В трудовую книжку вносятся:

— сведения о работнике;

— сведения о выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора;

— сведения о награждении за успехи в работе.

Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Ответственность за нарушение порядка ведения трудовых книжек

В статье 2.4 КоАП РФ сказано, что должностное лицо несет административную ответственность в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители организаций, а также лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут административную ответственность как должностные лица, если законом не установлено иное.

Размеры административных штрафов за нарушение законодательства о труде и об охране труда установлены ст. 5.27 КоАП РФ:

— для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;

— для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Нарушение законодательства о труде и об охране труда должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ст. 5.27 КоАП РФ).

На сегодняшний день, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. В соответствии с требованием трудового законодательства на работодателя возложена обязанность, при ведении кадрового делопроизводства , обеспечивать хранение и учет трудовых книжек на каждого работника, за исключением сотрудников принятых по совместительству. Также учету и хранению подлежат чистые бланки трудовых книжек и вкладышей.

С момента оформления трудового договора и до прекращения трудовых отношений с работником трудовая книжка, а также вкладыши в нее должны храниться в организации. Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

С целью учета трудовых книжек , а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Ключевые моменты хранения трудовых книжек

Трудовые книжки, в соответствии с приказом работодателя, могут вести бухгалтеры, секретари, менеджеры, или сам руководитель организации, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее относятся к бланкам строгой отчетности и должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105).

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также обеспечение ими работодателей осуществляются в Порядке, утвержденном Приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н "О трудовых книжках".

В связи с тем, что бланки трудовой книжки и вкладыша в нее должны иметь соответствующую степень защиты, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку возложено на Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков - Объединение "Гознак" Минфина России. Обеспечение работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку может осуществляться распространителями - юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным Объединением "Гознак".

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату. При массовой утрате трудовых книжек работников предприятия вследствие чрезвычайных обстоятельств, а также при неправильном первичном заполнении трудовой книжки (вкладыша в нее) либо в случае их порчи не по вине работника стоимость бланков оплачивается работодателем.

Для получения таких бланков лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, необходимо направить в бухгалтерию организации соответствующую заявку (п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Руководствуясь указанной нормой, по окончании каждого месяца ответственное лицо обязано отчитаться перед бухгалтерией:

• о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.

Выдача трудовых книжек сотрудникам

В день прекращения трудового договора (ст. 84.1. Трудового кодекса) работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчеты. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель, осуществляя кадровое делопроизводство, обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Факт отправки уведомления должен быть подтвержден документально. До момента пересылки трудовая книжка хранится у работодателя.

По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Работодатель также обязан хранить трудовую книжку, в случае смерти работника. Она выдается под роспись на руки одному из родственников или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников (п. 37 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Трудовая книжка подлежит хранению у работодателя до востребования, если она не была получена работником или в случае смерти работника его родственниками (п. 43 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации 75 лет (ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов).

Ответ на вопрос:

Нормативные акты, регламентирующие данную сферу работы, не содержат четких указаний относительно оснащения места, где хранится трудовая книжка работника. То есть законодательством не установлено требований о хранению трудовых книжек, например, в сейфе или металлическом шкафу. Также не установлены требования к помещению, где находятся трудовые книжки, например, требование о решетках на окнах и металлической двери.

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 (далее - Правила).

Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован. Пунктом 42 Правил установлены требования к хранению бланков трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Но это требование к хранению бланков. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы не являются обязательными при хранении трудовых книжек работников. Пунктом 43 Правил установлено требование к хранению невостребованных трудовых книжек: «…в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле».

Пунктом 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Следовательно, чтобы избежать утрату или повреждение трудовых книжек организация обязана принять соответствующие меры. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Как учитывать и хранить трудовые книжки

Иван Шкловец , заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Как организации хранить трудовые книжки

Трудовые книжки храните в организации как документы строгой отчетности и лучше всего в несгораемом сейфе. Если такой возможности нет - то в шкафу, запирающемся на ключ. Бланки выдавайте лицу, ответственному за ведение трудовых книжек по его заявке,составленной в произвольной форме.

По окончании каждого месяца сотрудник, ответственный за ведение трудовых книжек, должен представить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного ордера. Отчет о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, составляют в произвольной форме.

При этом работодатель обязан постоянно иметь в наличии ( Правил, утвержденных ).

Пример выдачи под отчет бланков трудовых книжек и оформления отчета о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленныетрудовые книжки и вкладыши

• бланк трудовой книжки;
• вкладыш в трудовую книжку.

21 октября Громова представила в бухгалтерию о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши.

Вопрос из практики: кто в организации должен отвечать за учет, ведение и хранениетрудовых книжек

В крупной компании ведением трудовых книжек обычно занимается отдел кадров. В небольшой организации из-за отсутствия соответствующего специального подразделения делать подобную работу могут бухгалтеры, секретари или другие должностные лица. Назначение ответственного за работу с трудовыми книжками оформите руководителя организации в свободной форме ( Правил, утвержденных ). Если поручить ведение книжек некому, то ответственным за учет .

При смене ответственного за работу с трудовыми книжками передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел. При этом в акте укажите не просто количество книжек, а перечислите их фактический состав (фамилии владельцев и реквизиты). Акт необходимо заверить двумя подписями - с одной стороны укажите должность и фамилию принявшего документы, с другой стороны - сдавшего. При выявлении фактов отсутствия некоторых трудовых книжек составьте акт, в котором укажите причины их отсутствия.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

В компании должен быть назначен человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек п. 45 Правил ведения трудовых книжек .

Пример. Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

ООО "Альфа"
ПРИКАЗ
о назначении лица, ответственного
за ведение трудовых книжек

Назначить начальника отдела кадров Фролова Н.С. ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Генеральный директор Иванов Иванов И.И.

С приказом ознакомлен: Фролов Фролов Н.С.

31.01.2019

Для учета трудовых книжек ведите специальную книгу . Вносите в нее книжки всех работников - и те, что они принесли, и те, что вы оформили сами. При увольнении выдавайте трудовую под роспись в этой книге п. 41 Правил .

Пример. Книга учета движения трудовых книжек

Держать трудовые книжки надо в сейфе или в специальном помещении, где они будут в сохранности п. 6.2 Положения о документообороте .

Выдать трудовую книжку на руки работнику, который не увольняется, можно только в одном случае - при оформлении пенсии. В остальных случаях дайте работнику .

Работнику, оформляющему пенсию, трудовую книжку выдайте в течение трех рабочих дней со дня получения его заявления. На нем же он может расписаться в получении трудовой. Другой вариант - взять с него расписку, что трудовую книжку он получил п. 7 Правил .

Пример. Заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Генеральному директору

• ООО "Альфа"
• Иванову И.И.

Заявление

В связи с оформлением страховой пенсии по старости прошу выдать мне трудовую книжку для представления в Пенсионный фонд РФ.

Федоров

03.04.2019

Пример. Расписка о получении трудовой книжки для оформления пенсии

Генеральному директору

• ООО "Альфа"
• Иванову И.И.

от начальника цеха N 1 Федорова В.С.

Расписка о получении трудовой книжки

Настоящим подтверждаю, что трудовая книжка мною получена.

Федоров

03.04.2019

Для учета бланков трудовых книжек ведут приходно-расходную книгу п. 41 Правил .

Образец заполнения приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек

Ежедневно мы отбираем важные для работы бухгалтера новости, экономя ваше время.

МЫ ЦЕНИМ МНЕНИЕ ПРОФЕССИОНАЛОВ

Пожалуйста, оставьте ваш отзыв о ТИПОВЫХ СИТУАЦИЯХ™