Просьба посодействовать в решении вопроса. Деловые письма

ПИСЬМО-ПРОСЬБА

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.

Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:

1. Вводная часть , где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:

• причина обращения
  • В связи с неполучением...
  • Учитывая социальную значимость...
  • Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...
  • Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...
  • Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...
  • Ввиду задержки получения груза...
  • Исходя из результатов переговоров по вопросу о...
    и т. п.
• цель обращения
  • В целях выполнения распоряжения...
  • В целях скорейшего решения вопроса...
  • Для согласования вопросов...
  • В целях обеспечения безопасности прохождения груза...
  • Во избежание конфликтных ситуаций...
    и т. п.
• ссылки на основание для обращения
  • В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
  • В связи с обращением в наш адрес...
  • На основании устной договоренности...
  • На основании нашего телефонного разговора...
  • Согласно постановлению правительства...
  • Согласно протоколу о взаимных поставках...
    и т. п.

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.

2. Собственно просьба . Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить . Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.

В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок .

Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу... "), от первого лица множественного числа ("Просим... "), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит... ", "Администрация просит... ", "Совет трудового коллектива просит... " и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением (Администрация и Совет трудового коллектива просят... ).

Если письмо-просьба является многоаспектным , то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):

Прошу... (Просим... )
...
Одновременно прошу... (Также просим... )
...
А также прошу... (А также просим... )
...
и т. д.

При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации :

1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова "Прошу... " - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
3. Не спешите благодарить адресата заранее . Этим вы ставите и себя, и адресата в неловкое положение. Старайтесь поблагодарить, когда узнаете, что ваша просьба удовлетворена.

При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:

• Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
  ...об отправке в наш адрес...
  ...о направлении в мой адрес...
  ...о высылке в адрес нашей организации...
  ...о предоставлении мне...
• Просим (прошу) Вас (вас)...
  ...сообщить (нам)...
  ...выслать (мне)...
  ...срочно представить...
  ...немедленно доложить...
  ...известить (руководство предприятия) о...
  ...проинформировать меня о...
• Прошу Вашего (вашего) согласия на...
  ...отправку в адрес...
  ...предоставление нам...
  ...ознакомление... с...
  ...передачу... следующего оборудования...
• Просим Вашего (вашего) содействия в...
  ...получении...
  ...скорейшей отправке...
  ...предоставлении дополнительной информации относительно...
  ...проведении...
• Прошу Ваших (ваших) указаний...
  ...на заключение договора о...
  ...на выдачу со склада предприятия... представителю...
  ...на оформление документов о...
  ...на пересмотр...
• Просим Вас не отказать в любезности и... .

Письмо-запрос – это разновидность делового письма. Запрос отправляют партнёрам, контрагентам, государственным органам… Иногда без него можно и обойтись (например, устно попросив коллегу-предпринимателя сообщить какие-то сведения), но в целом пренебрегать такими посланиями не стоит. Хотя бы ради соблюдения установленного порядка.

Что можно запрашивать?

• Информацию (о характеристиках товара и его наличии, о способах доставки и сроках поставки, о причинах задержки отправления и т. д.).
• Документы или предметы (бумаги для заключения договора, образцы товара и т. д.).

Словом, если вы чего-то не знаете или не вполне понимаете, если вам нужны документы или прайс-листы – отправляйте письмо-запрос.

Структура письма

Пишутся такие послания по той же схеме, что и другие деловые письма:

• сперва указываются реквизиты получателя и отправителя;
• затем – дата составления и исходящий номер документа;
• заголовок, отражающий суть вопроса;
• обращение к получателю (как правило – по имени и отчеству, если только вы не пишете в официальные инстанции);
• суть вопроса;
• благожелательное изъявление надежды на сотрудничество;
• благодарность;
• должность, ФИО и подпись отправителя.

Поскольку письмо-запрос – официальный документ, писать его следует на фирменном бланке. Образец письма-запроса можно скачать здесь.

Как писать?

Начинать запрос лучше с краткого объяснения причин обращения. Просто потребовать сведения без указания причин (да ещё и в ультимативной форме, как делают некоторые) – дурной тон. Напишите буквально одну вводную фразу, например:

• «на основании наших предварительных договорённостей»;
• «в целях предотвращения возможных спорных вопросов»;
• «в соответствии с заключенным договором»;
• «для заключения договора».

Если понадобится, можно ссылаться на акты законодательства. Например, если закон требует, чтобы перед заключением договора вы ознакомились с какими-либо бумагами, в письме можно написать: «В соответствии со статьей Федерального закона от 24.07.2012 № 397-ФЗ…». Переходить к сути без предварительных объяснений вы можете только в тех случаях, когда причина запроса очевидна (например, если вы пишете по образцу письмо-запрос коммерческого предложения). А вот если повод для обращения нестандартный, следует описать ситуацию и изложить ваши мотивы подробно, чтобы у получателя не осталось вопросов.

В содержательной части нужно сформулировать (по возможности – лаконично) одно конкретное требование. Нежелательно в одном и том же послании просить и разъяснений по нескольким тематикам. Впрочем, это опционально – если вы будете составлять письмо по каждому маленькому вопросу (которых штук 5-10 в общей сложности), это приведёт только к излишнему формализму. Адресат тоже не очень обрадуется, подвергнувшись такой «бумажной» бомбардировке. Начинают содержательную часть со стандартных вводных конструкций:

• «просим сообщить о…»;
• «будем крайне признательны, если Вы…»;
• «просим выслать…».

Письмо-запрос всегда требует письма-ответа. Если вопрос срочный и не терпит отлагательств – тактично упомяните, что хотели бы получить ответ как можно быстрее. С этой целью можно использовать следующие фразы:

• «просим ответить по возможности скорее»;
• «настоятельно просим ответить в пятидневный срок»;
• «просим дать ответ в двухнедельный срок»;
• «с нетерпением ждём Вашего письма»;
• «прошу прислать документы при первой возможности по электронной почте».

В большинстве случаев послание-запрос получается очень коротким. Не нужно растекаться мыслью по древу и высказывать свои соображения по теме и не по теме.

Ниже представлены примеры самых распространённых запросов.

Образец письма-запроса о предоставлении документов

«Уважаемый Владимир Александрович!

Для заключения договора между ООО «Артемида» и АО «Шварценшпигель» прошу предоставить следующий перечень документов:

• устав организации;
• свидетельства ОГРН и ИНН;
• свидетельство о государственной регистрации фирмы (полученное в ИФНС в установленном законом порядке);
• приказ о назначении на должность генерального директора.

Прошу отправить как оригиналы документов (почтой России либо курьерской службой), так и их копии (электронной почтой на [email protected])».

Образец письма-запроса о предоставлении информации

«Уважаемый Пётр Владимирович!

Прошу Вас проинформировать меня о возможности поставки корабельных двигателей Е-100 (код по каталогу СРК-1738-8476) в количестве 10 штук в срок до 10 декабря 2015 года, а также сообщить об условиях доставки и платежа. Заранее благодарю за быстрый ответ!».

Образец письма-запроса о разъяснении

«Уважаемый Александр Петрович!

В целях предотвращения возможных спорных моментов прошу Вас максимально подробно описать процедуру доставки макак-резусов с территории Северного Вьетнама. Какие транспортные средства используются на каждом этапе, есть ли опасность для жизни и здоровья особей, на какой максимальный срок я должен рассчитывать? С нетерпением жду Вашего ответа».

Составляйте письмо по приведённым образцам и не забывайте о вежливости и деловой этике. В запросе не должно быть угрожающих фраз, ультиматумов и обещаний отправиться с жалобой в официальные инстанции, если не будет ответа. Максимально корректно излагайте свою просьбу, даже если получатель явно не хочет её исполнять. А если ответ так и не придёт (либо если вам отправят официальный отказ в предоставлении данных), придётся прибегать к более серьёзным мерам – например, к написанию письма-предупреждения.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

Бланк

Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

• Наименование.
• Адрес.
• Контактные телефоны.
• Сайт.
• Электронную почту.
• Логотип.
• Другие контактные данные.

Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

Как правильно писать деловые письма? Подготовка

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

• Изучение вопроса.
• Написание проекта письма.
• Его согласование.
• Подписание.
• Регистрация.
• Отправка адресату.

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Ниже приведен пример написания делового письма - вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма - заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

Стиль

Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

• Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
• Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
• Предметом общения является деятельность компании.
• Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
• Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

• Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
• Адресной, предназначенной конкретному адресату.
• Актуальной в момент написания письма.
• Достоверной и беспристрастной.
• Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
• Полной для возможности принятия решения.

Требования

Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

• Речь стандартизирована на всех уровнях - лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
• Тон написания - нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
• Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
• Лаконичность и краткость - без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
• Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
• Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
• Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
• Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
• Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
• Использование простых распространенных предложений.

Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

Виды деловых писем

Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

Деловые письма могут быть по своему содержанию:

• Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.
  (Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

• Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
• Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.
  (Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

• Информационными.
• Инструктивными.
• Поздравительными.
• Рекламными.

Также бывают письма:

• Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

• Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
• Запросы.
• Извещения.
• Просьбы и многие другие.

Как написать ответ на письмо. Пример

Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

• Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
• Одинаковые языковые средства.
• Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
• Соблюдение определенной последовательности.

Оформление

Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

Письмо-просьба относится к специальным документам. С его помощью человек может обратиться к другому человеку (адресату) с просьбой предоставить информацию, выполнить действие, оказать помощь (материальную или финансовую), произвести оплату и т.д. В этом материале мы с вами рассмотрим образцы и примеры оформления писем-просьб, скачать которые вы сможете внизу статьи.

Если нет связи с адресатом или другой возможности нему обратиться – оформляется письмо-просьба . По своему содержанию такое письмо имеет общие черты с письменным запросом. Оформляется оно на официальном бланке предприятия, регистрируется в журнале исходящей документации. На бланке обязательно указывается номер и дата регистрации письма-просьбы. Если возникнут спорные вопросы, то всегда можно доказать, что письмо-просьба было отправлено, с уточнением даты и даже точного времени отправки.

Письмо-просьба. Как правильно написать?

Письмо-просьба

Письменное обращение, адресованное представителям организации (обычно отсылается на имя руководителя) или определенному лицу, составленное с целью получения информации, обеспечения доступа к деловым бумагам либо с просьбой о выполнении какой-либо работы, называется письмо-просьба. По правилам делопроизводства, адресат корреспонденции в обязательном порядке должен предоставить ответ на такое письмо.

Образец письма просьбы

Правила для составления письма-просьбы согласуются с общепринятыми канонами деловой переписки. Форма обращения письма, содержащего просьбу, является наиболее распространенной в деловой переписке, поэтому предусматривает разнообразие в вариантах написания. Самые общие рекомендации, которые можно дать в помощь составителю такого письма – придерживаться простого и краткого стиля изложения с обязательной конкретикой тех действий, которые необходимо выполнить, пример: «Прошу оказать содействие…», «Прошу Вас …» (далее указывается конкретное действие), «Надеюсь на Вашу поддержку в получении…» и т.п.

Как правило, официальное письмо с просьбой излагается на фирменном бланке отправителя и по своей структуре включает такие разделы:

реквизиты с указанием номера регистрации исходящей корреспонденции и даты создания письма

персональные данные автора корреспонденции (должность и ФИО)

название письма, характеризующее суть просьбы

уважительное обращение к адресату послания, которое чаще всего начинается с «Уважаемый…»

суть просьбы с упоминанием действия, которое отправитель хочет инициировать своим обращением

в тексте письма в некоторых случаях уместно использование фразы о предположительно успешном решении дела, например «Заранее благодарим за проявленное участие…»

подпись автора письма-просьбы с указанием его данных.

При составлении текста основную просьбу можно предварить преамбулой, в которой необходимо кратко изложить причины обращения к адресату. Если образец содержит несколько прошений, допустимо применить формулировки вида: «Также прошу…», «Одновременно с вышеизложенной просьбой обращаюсь к Вам с…». Каждый новый вопрос для рассмотрения необходимо изложить в отдельном абзаце. По правилам деловой переписки, ответ на комплексный запрос может быть отправлен одним письмом, с комментариями по каждой просьбе. Такой вид переписки сокращает объемы документооборота и временные затраты на прочтение и обработку входящей документации.

В том случае, когда характер корреспонденции допускает обозначение временного промежутка для рассмотрения просьбы и получения результата, в тексте письма необходимо корректно выразить желание о получении ответа в установленный срок.

В обязательном порядке деловое письмо должно содержать контакты отправителя. Эти данные указываются для того, чтобы в случае необходимости у получателя письма была возможность связаться с отправителем просьбы напрямую.

Скачать

Образец письма-просьбы: pismo-prosba.doc (cкачиваний: 8053)

Примеры готовых споснорских пакетов, документов и писем

Спонсорский запрос на обучение в немецкой академии по бадминтону, имеющей статус частной спортивной школы международного уровня. Смотреть спонсорский запрос

Другие разделы образцов и примеров текстов

Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.

ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.

КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.

ПРЕДЛОЖЕНИЯ СОТРУДНИЧЕСТВА. Примеры и образцы работ.

ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.

БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.

Вы ищете: Письмо о содействии образец - добавлено по просьбе Марина Галич.

Описание:

Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Письмо о содействии образец. Он постоянно болтал о через пять или шесть. Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Во многих случаях такое письмо не менее важно, чем само резюме по следующим причинам. Найдено - письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец. Письмо о содействии образец скачали 5228 раз. Понимаешь, крайне редко подворачивается "дипломат" и поставил. Письмо о содействии образец скачали за месяц 3958 раз.

Как написать письмо-просьбу?

Правильно составленное письмо - просьба может, во многом приблизить вас к положительному ответу. Текст такого письма будет зависеть от адресата и от содержания просьбы. Просите вы хорошего знакомого, родственника, начальника или чиновника – для каждого конкретного случая должен быть выбран индивидуальный подход, чтобы написать письмо с просьбой о помощи.

Не врите

Рассчитывая на положительный результат, необходимо преподнести суть дела в таком виде, чтобы это было выгодно для вас. Старайтесь не приукрашивать ситуацию выдуманными или нереальными событиями. Иначе вы рискуете остаться без поддержки, так вам сейчас необходимой.

Будьте кратки

Письмо, включающее просьбу о помощи, не должно быть чересчур объемным. Четко и ясно, понятным языком излагайте свои мысли. Не вдавайтесь в описание мельчайших деталей и подробностей, без которых можно обойтись. Это только мешает достижению поставленной цели и раздражает читателя.

Продумайте основную причину, по которой предпочли со своей просьбой обратиться именно к этому человеку. Не лишним может оказаться упомянутое вскользь ваше отношение к личным качествам адресата, однако но не переусердствуйте с лестью. Подчеркните в письме, какую выгоду адресат может извлечь для себя, помогая вам.

Повторное обращение

Как правильно написать письмо-просьбу, если вы повторно обращаетесь к этому человеку? В этом случае в письме отдельно необходимо выразить благодарность за ранее оказанную помощь или предоставленную услугу. Нужно объяснить, что именно это послужило одной из причин для нового обращения к нему. Нескольких предложений будет вполне достаточно, чтобы поблагодарить адресата.

Обстоятельства непреодолимой силы

Всегда принимайте во внимание, что человек, к которому вы обращаетесь, может быть подвержен влиянию обстоятельств, которые могут повлиять на его решение. И о том, что вы не в силах выгадать благоприятный момент, когда ему на глаза попадется ваше письмо–просьба. Пример такого состояния может быть, когда человека мучает зубная боль, или все мысли его занимает незаслуженно полученный нагоняй от начальства. Обстоятельства могут быть различны. С этим вы ничего не сможете поделать. Ваша задача – постараться продумать, как правильно написать письмо–просьбу, избегая ошибок, которые могут повлиять на решение вопроса не в вашу пользу. Неудачный словесный оборот, нечеткие формулировки, неправильное обращение – могут испортить настроение адресата и стать причиной вашего неуспеха.

Помните, что ваше письмо должно быть искренним. Между строк должно читаться ваше самоуважение, достоинство, и что немаловажно – вера в успех, и поддержку человека, к которому вы обратились. Надежда на проявление понимания, порядочности и великодушия с его стороны.

Письмо незнакомцу

Важный момент, который не стоит недооценивать при написании любого письма, а тем более письма с просьбой, адресованного незнакомому вам человеку – это приветствие. Ваше письмо будет прочитано с большим вниманием, если вы сможете сделать его личным и поприветствуете получателя по имени. Когда вы обдумываете, как написать письмо - просьбу незнакомому человеку, стоит учесть, что персонализация – это гарантия того, что ваше письмо будет хотя бы просмотрено. Соблюдайте следующие правила:

1. Правильно формулируйте тему обращения. Старайтесь всегда заполнять это поле.
2. Емко формулируйте, зачем необходимо человеку это письмо. Впишите это в заголовок. Это поможет вам привлечь внимание к сообщению.
3. Если есть возможность, предварительно созвонитесь с получателем и обговорите причину обращения. В этом случае появляется надежда, что сообщение не попадет в спам автоматически.
4. Используйте “комбинацию Т”:
5. творческая тема
6. топик с контактами
7. текст в теле, а не во вложении.

В конце письма, повторно напоминаете о своей просьбе, перефразировав ее. Потом вежливо попрощайтесь, мимолетно поблагодарив за потраченное адресатом время на прочтение сообщения.

Уточните, в какой форме вы ожидаете обратный отклик. И конечно не забудьте указывать все варианты способов связи с вами.

Ингода проще составить обращение, если у вас есть пример, как написано письмо–просьба. Образец можно посмотреть, перейдя по следующей ссылке.

Ожидание ответа

Итак, письмо написано и отправлено. Ожидая ответ, стоит иметь ввиду, что если письмо носило официальный характер, просьба адресована чиновнику, то существует регламентированный срок, в течение которого вам обязательно ответят. В иных случаях все зависит от воспитания человека, к которому вы обратились с письмом-просьбой.

Во время консультации ко мне зачастую обращаются показать пример письма просьбы о спонсорской помощи.

Наглядный пример письма просьбы о спонсорской помощи

Ранее мной был рассмотрен пример поиска спонсоров для школы в части оплаты услуг связи и Интернета. Сегодня я приведу образец письма о выделении средств на оборудование компьютерного класса общеобразовательной школы.

При составлении письма нам потребуются следующие данные:

количество учащихся, возраст

количественный состав персонала школы

характеристика необходимого оборудования, его стоимость.

Получив данные об одной из школ Санкт-Петербурга мною был составлен пример письма просьбы к спонсору следующего содержания:

Уважаемый Имя Отчество!

Жителям нашего города хороша известна Ваша деятельность в сфере благотворительности, в том числе в образовании. В связи с этим обращаемся к Вас с просьбой поддержать модернизацию компьютерного класса ккола № 108 Выбргского района г. Санкт-Петербурга.

Несколько слов о школе. Образовательное учреждение было было открыта в 1937 году. В настоящее время в школе обучаются 312 человек с 1 по 11 класс. За последние 50 лет школа выпустила 66 медалистов, из них 19 человек с золотыми медалями. Шесть учащихся награждены грамотами Министерства образования и науки РФ. Эти факторы способствуют высокому уровню поступлению выпускников школы в ведущие вузы страны. Пять бывших выпускников вернулись в школу в новом качестве - педагогов. В школе работает 38 учителей, из них 32 педагога имеют высшую квалификационную категорию учитель и 4 педагога - ученые степени.

Руководство области ценит заслуги педагогического состава и уровень образования в школе. В начале 21 века была проведена реконструкция здания. На открытии после капитального ремонта присутствовала Губернатор Ленинградской области Валентина Матвиенко. но внимания органов в ласти недостаточно для поддержания технического оснащения школы на современном уровне.

Школа профилируется на естественно-математическом образовании. Для поддержания высокого уровня образования по информатике требуется модернизация компьютерного класса. Техническое обновление включает в себя приобретение 14 компьютеров (системный блок, монитор, клавиатура, мышка), съемного жесткого диска, видеопроектора, интерактивной доски ActivBoard 595Pro, лицензионное программное обеспечение, мебель (столы, стулья, шкафы). Плановая стоимость модернизации 1 200 000 рублей, включая доставку и монтаж нового оборудования, демонтаж - старого.

При финансовой поддержке модернизации компьютерного класса мы обязуемся разместить рекламу Вашего предприятия внутри школы и на ее территории. Реклама будет доступна не только 312 школьникам. Ее увидят около 1200 человек - родители, дедушки и бабушки наших учащихся, которые ежемесячно посещают школьные мероприятия. Кроме того, школьные мероприятия часо освещаются СМИ г. Санкт-Петербурга и мы обязыемся донести до жителей города о Вашей поддержки нашей школы. Педагогический состав и другие сотрудники школы готовы способствовать продвижению бренда Вашей компании среди потенциальных покупателей и поддержанию доброй репутации Вашего предприятия.

Контактное лицо для обсуждения вопросов сотрудничества: должность, ФИО, телефон с 9.00 до 18.00.

С уважением к Вам и Вашей деятельности,

Вот такой пример письма просьбы к спонсорам получился у меня. Можете взять его за основу. Главное на что следует обратить внимание - это данные о том: сколько денег вам нужно и на что они будут потрачены, кто увидит спонсорскую рекламу. Если же не удается привлечь спонсоров, то попробуйте оформить кредит онлайн. Быстро, доступно, надежно.

В следующей публикации я разберу реальное письмо спонсору и сделаю его разбор. Используйте рекомендации для составления ваших писем.